A rendezvényre a Tolna megyei települések polgármesteri hivatalai kaptak meghívást, ahol az önkormányzatok egyszerre hatóságként és ügyfélként is részt vettek. Az értekezleten a katasztrófavédelmi kirendeltségek, mint az elsőfokú tűzvédelmi hatósági feladatokat ellátó szerv szakemberei is jelen voltak a személyes kapcsolattartás érdekében.

A résztvevőket dr. Balázs Gábor tű. ezredes igazgató köszöntötte, aki elmondta, hogy a nyár és az ősz a rendezvények szervezése tekintetében kiemelt időszak, hiszen gyakorlatilag nem telik el úgy hétvége, hogy ne lenne valamilyen ünnep, fesztivál, falunap. A különböző rendezvényekre különböző jogszabályok vonatkoznak, valamelyiket engedélyeztetni kell, másokat pedig elegendő csak bejelenteni, biztonsági aspektusa azonban mindegyiknek van. A rendezvények biztonságossá tétele pedig a szervezők és a hatóság együttes érdeke.

A rendezvényekkel kapcsolatos hatósági feladatokat és a főbb jogszabályi előírásokat Vámosi Zoltán tű. őrnagy ismertette, melyet követően a tűzvédelmi kérdések és álláspontok egyeztetésére került sor.